コミュニケーション

PREP法(プレップ法)ってなに?

仕事で「相手に伝わる『伝え方』のひな型」としてPREP法(プレップ法)というものがあります。PREP法(プレップ法)とは下記の言葉の頭文字です。

POINT=ポイント、結論
REASON=理由
EXAMPLE=事例、具体例
POINT=ポイント、結論を繰り返す

という事なのですが、結論から言えばPREP法(プレップ法)とは、結論、理由、具体例で伝える方法ということです。これは話すときはもちろん、文章を書く際にも有効ですのでぜひ覚えましょう。

PREP法での話し方、伝え方

PREP法の流れは「結論」「理由」「事例」「結論」の流れでしたね。では、まずシンプルな文章をもとに考えてみましょう。

私はバナナが好きだ。なぜなら、おいしいし、カロリーが高く早く消化されるから。例えば、テニス選手が試合中に食べることもあるほどだ。だから、私はバナナが好きだ。

いかがですか?

  • 私はバナナが好きだ。=POINT(結論)
  • なぜなら、おいしいし、カロリーが高く早く消化されるから。=REASON(理由)
  • 例えば、テニス選手が試合中に食べることもあるほどだ。=EXAMPLE(事例)
  • だから、私はバナナが好きだ。=POINT(結論)

とPREP法の流れになってますね。

では、ビジネスのシーンに活かすとどうなるでしょうか。PREP法でいうと、

  1. 私はこうしたい(考えている)
  2. 理由はこうだから
  3. たとえばこういうことがある
  4. だから私はこうしたい(考えている)

このようにPREP法でいうと理論的でわかりやすい話し方になります。ですから、「話が分かりづらい」と言われることがよくあるなら、PREP法で話すようにしてみてください。

結論を言う

理由を言う

事例を言う

(再度)結論を言う

の流れを徹底してください。

残念ながら80%くらいのビジネスパーソンは結論を先に言いません。これは、日本語の習慣や本人の意思から来ることかもしれません。

こんな会話、よくありませんか?

そういえば、名古屋に行く件、どうなった?
それが、いろいろあって・・・もう・・
で?
結局、向こうが都合が悪いとか言い出して・・
で?行くの行かないの?
どうしようかと思って・・
最終的にどうしたの?
それで結局行かないことにしたんです

回りくどい!行かないかないなら行かないと先に言ってくれ!

ということですね。経緯や物語を言いたがったり、あいまいに表現する癖がついていたり、と言う人が多いのです。

だからこそ、PREP法の流れで伝えることが明瞭で分かりやすく、何よりも新鮮に映るのですね。

PREP法で話せば、先ほどの会話もこうなります。

そういえば、名古屋に行く件、どうなった?
行きません。理由は先方都合です。15時の新幹線キャンセルしました。

こういうと、歯切れがいい!カッコいい!わかりやすい!わけです。仕事ができるようにも見えますね。さらに、会話に無駄がなくなるので生産性も上がるようになります。

PREP法で大切なこと

そして、ここで大切なことは「私はこうしたい」を言うことなのです。つまり「意思」です。例えば営業マンが営業範囲を決める場合を想定すると…。

  1. 私の営業範囲は半径30分以内にしたい
  2. 理由は営業効率がいいから
  3. 例えば、半径30分と半径60分を比べると面積は半径の二乗比になるので半径60分のほうが4倍広くなる。従って、守備範囲が4倍になると効率が悪い
  4. なので、私の営業範囲は半径30分以内にしたい

という言い方になります。

何かというと、自分の意見や意思がある人ほどPREP法による話し方は有用、ということなのです。PREP法はあくまで伝え方のスキル、テクニックですがその根っこには主体性や責任感といったものが必要になります。

逆に、迷いが多い人や責任を取りたくない依存型の人、主体性のない人にはPREP法で話すことは困難ということですね。なぜなら先に言うべき「結論」がないからです。

PREP法で話すメリットは?

PREP法で話すと、要点がわかりやすくなります。ですから、人に話を聞いてもらいやすくなります。その結果、PREP法で話すことで人から一目置かれるようになります。

あいつは話がわかりやすい

その結果、

あいつはデキル!

という印象を抱くのですね。(実際の能力は別ですが…)

そして、PREP法で話すと短い時間で話せるようになります。私が企業に行う研修では1分間で話すトレーニングをよくやります。

手順はこうです。

  1. 一つのテーマについて1分、PREP法で話す
  2. はじめの15秒で結論と理由を話す:「結論は○○です。理由は○○です。」
  3. 残りの45秒で具体例を話す:「具体的には○○です。」

ようにしています。

このように、PREP法で話すと話が短い上に分かりやすくなります。話す人も短く話す習慣ができます。だから、生産性が上がるわけです。

そして、このPREP法(プレップ法)で話すプロセスが「自立型組織」を作ることにつながるのです。なぜなら、主体性を持って結論(自分の意思、意見)から言うようになると、責任をとる覚悟を持つ小さな一歩になるからです。

そして、PREP法で話すことで

  • 考えを整理するようになります
  • 言い訳をしなくなります

だからこそ、PREP法を徹底することは会社全体を底上げする意味でも非常にメリットがあるのですね。

まとめ:PREP法(プレップ法)

もしあなたが後輩や部下に「PREP法って何ですか?」と聞かれたら「結論、理由、具体例、結論の順に自分の意見を伝えること」と答えてください。

PREP法で伝えるとは、

  1. 結論から言う
  2. 理由を言う
  3. 具体例を言う
  4. また結論を言う

です。カンタンにいうと、「結論から言え!」ということです。習慣にしていきましょう。

ランチェスターNo1戦略コンサルタント
坂上仁志
1962年埼玉県生まれ、一橋大学卒。 新日鉄、リクルートなどに勤務後、業界特化型の人材企業をゼロから立ち上げ3年で業界日本一の会社にする実績を持つ、日本でただ一人のランチェスターNO1戦略専門の経営コンサルタント。 日本人として初めてロンドンでランチェスター戦略の海外講演を行う。 スタートアップから売上1兆円クラスの上場企業まで一流・ナンバーワンを目指す経営者向けにコンサルティングを行う。 連結売上高1兆円の上場企業(京セラ JALクラス)にて「経営者意識を持ったリーダー育成トレーニング」を行う。同社の業績が1年で1,000億円改善した際、「坂上先生の功績は500億円」と社長から言われる意識改革、組織力アップに貢献。